Contact

Risicomanagement

ManualMaster brengt risico's in kaart en koppelt ze eenvoudig aan processen

Veel van onze klanten pasten ManualMaster al toe op het gebied van risicomanagement. In 2018 introduceerden wij functionaliteit die specifiek gericht is op het in kaart brengen van risico’s. De grootste uitdaging daarbij was het gebruik van alle verschillende termen. In het ontwerpteam dat verantwoordelijk is voor deze functionaliteit waren vier klanten vertegenwoordigd die uit volledig verschillende takken van sport hun bijdrage konden leveren.

Onze software heeft de volgende belangrijke kenmerken:

Gebeurtenis of Risico

Beide termen worden gebruikt. Wij hechten voor de duidelijkheid aan Gebeurtenis. Een voorbeeld dat in het ontwerpteam tot onze verbeelding sprak was de volgende vanuit een ambulancedienst.

Gebeurtenis: Ambulance te laat

of vanuit de conserven industrie

Gebeurtenis: Glas in potje

Van belang is te weten welk belang je aan zo’n risico hecht. ManualMaster is in staat om verschillende methodieken te hanteren zodat je een eigen rekenmethode kunt definiëren. Methodes als de verwachte waarde methode (kans x impact/gevolg), een verbeterde variant van de verwachte waarde methode of de methode van Kinney & Wiruth, kunnen daarom eenvoudig worden geconfigureerd.

Uit deze risicoanalyse blijkt dan of je maatregelen moet treffen ter voorkoming (beheersmaatregelen) en of je maatregelen moet treffen als het probleem zich toch voordoet. Deze aanpak zie je bijvoorbeeld terug in de bowtie methode. (Zie afbeelding).

TotalPrevent heeft in haar presentatie van de BowTie methodiek een koppeling gerealiseerd met door Manualmaster Starling gepubliceerde documenten.

Oorzaak

Als je tijdens een risico-inventarisatie gebeurtenissen als hierboven genoemd benoemd, dan kun je direct aan de slag met het benoemen van oorzaken. In deze voorbeelden zou dat er als volgt uit kunnen zien:

Gebeurtenis  : Ambulance te laat

Oorzaak 1      : Brug staat open

Oorzaak 2      : Lekke band

etc etc

Gebeurtenis  : Glas in potje

Oorzaak 1      : Machine die de deksels plaatst niet goed afgesteld

Oorzaak 2      : Potjes geleverd met glasscherfjes

etc etc

Met ManualMaster bent u in staat om op de koppeling tussen oorzaak en gebeurtenis een beheersmaatregel te definiëren. Het mooie van het systeem is dat dit geheel direct deel uitmaakt van uw kwaliteitsmanagement systeem. Versies zijn dus direct beheert en u kunt de informatie heel specifiek tonen aan de mensen die daar belang bij hebben.

Gevolg

De derde stap is het benoemen van het gevolg. Belangrijk om te benoemen omdat dit mede de prioriteit van het treffen van maatregelen bepaald. In dit voorbeeld:

Gebeurtenis  : Ambulance te laat

Oorzaak 1      : Brug staat open

Oorzaak 2      : Lekke band

Gevolg 1        : Patiënt overlijd

Gevolg 2        : Overeengekomen aanrijtijden overschreden

etc etc

Gebeurtenis  : Glas in potje

Oorzaak 1      : Machine die de deksels plaatst niet goed afgesteld

Oorzaak 2      : Potjes geleverd met glasscherfjes

Gevolg 1        : Gezondheidsrisico bij consument

Gevolg 2        : Imagoschade

etc etc

ManualMaster maakt het mogelijk om de genoemde gebeurtenissen/risico’s op iedere stap binnen uw proces te definiëren. Dit doen we omdat hetzelfde risico zich binnen één bedrijfsproces meerdere keren kan herhalen. Tegelijkertijd is het goed mogelijk dat de beheersmaatregelen per processtap verschillen en zelfs de waardering van het risico anders is. Als ik bij ontvangst goederen al met zekerheid kan stellen dat ik kan vaststellen dat er glas in de potjes zit, dan is de kans dat de consument dit constateert nihil en heb ik blijkbaar voldoende beheersmaatregelen genomen om te voorkomen dat er gezondheidsschade optreedt.

Door de flexibele inrichting en zelfs labeling van velden kunt u werken met zaken als kans x effect, maar ook met complexere formules als dat gewenst is.

Auditing op risico’s

Nu de risico analyse is uitgevoerd, de oorzaken en gevolgen zijn benoemd en de beheersmaatregelen zijn getroffen, kunt u er direct zorg voor dragen dat het systeem “wakker” blijft. We zien maar al te vaak dat de RIE eenmalig wordt uitgevoerd en weer uit de kast gehaald wordt als het er tijd voor is. Wij adviseren een Slim en Slank aanpak voor de vastlegging omdat zaken anders snel bureaucratisch en moeilijk onderhoudbaar worden.

Met behulp van onze module WebForms kunt u uw eigen auditingsysteem inrichten. Auditing vanuit risico’s is een hele krachtige benadering van uw bedrijfsvoering. Acties kunnen direct worden uitgezet bij de juiste personen en eventuele aanpassingen worden vastgelegd in een audittrail en ook het automatisch versiebeheer van ManualMaster Starling is van toepassing.

Handelen als het nodig is

Risicomanagement kan een belangrijke pijler zijn bij het ‘levend’ houden van de bedrijfsvoering. Zodra er iets is, moet je dit kunnen melden. Alleen de melder en degene die de vervolg actie uitzet kunnen hele verschillende mensen zijn. De module Webforms van ManualMaster maakt het mogelijk om iedereen op het juiste moment van de juiste informatie te voorzien.

Voorbeeld

Als er een consument naar de receptie belt met de melding dat hij of zij glas in het potje heeft aangetroffen, kan de medewerker die het telefoontje aanneemt de melding registreren. Deze wordt vervolgens direct doorgezet naar de kwaliteitsmanager. Deze krijgt een compleet overzicht van oorzaken, gebeurtenis en gevolgen en de daaraan gekoppelde maatregelen en taken bevoegdheden en verantwoordelijkheden.

Een audit op die maatregelen naar aanleiding van het incident is daarmee zo geregeld. Tegelijkertijd staat er een actie uit naar de afdeling communicatie om de gevolgen van imagoschade te beperken. Dit terwijl de recall actie al volledig gestructureerd in gang is gezet.

Verbetercyclus / PDCA cirkel

De ISO 9001 2015 kiest als uitgangspunt risico’s. Ook binnen de HACCP, BRC, GMP, ISO 14001, ISO 22000 en andere normeringen is duidelijk aandacht voor risico-inventarisatie, -analyse en -evaluatie. Met ManualMaster kunt u tot een inrichting van uw systeem komen waar de juiste informatie op het juiste moment bij de juiste persoon komt. Evaluaties en rapportages zijn eenvoudig uit te voeren en een verbeterproces kan volledig van een gewenste workflow worden voorzien.

Vraag een demonstratie aan

Ik kijk nog even verder op:

ManualMaster-klanten actief met procesveiligheid

ManualMaster Quality Pop-Up onderstreept behoefte aan risicomanagement

Volg een workshop Slim en Slank

TotalPrevent realiseert koppeling tussen risicoanalyse en documentbeheer

Manualmaster koppels risico's aan processen.