Contact

Risicomanagement

ManualMaster brengt risico's in kaart en koppelt ze eenvoudig aan processen

DocumentbeheerProcesmanagement
Persoonsgerichte informatieWebformulieren
RisicomanagementRapportages
Dienstverlening

Risicomanagement gekoppeld aan een verbeterproces

In 2018 introduceerden wij de functionaliteit Risicomanagement gericht op het in kaart brengen van risico’s.
Risicomanagement kwam tot stand mede dankzij onze klanten uit verschillende branches. Zij maakten deel uit van ons ontwerpteam en leverden vanuit hun perspectief, kennis en ervaring waardevolle bijdrages aan Risicomanagement.

Onze software heeft de volgende kenmerken:

Gebeurtenis of risico

Beide termen worden gebruikt. Wij hechten voor de duidelijkheid aan ‘gebeurtenis’. Een voorbeeld dat in het ontwerpteam tot de verbeelding sprak was de volgende vanuit een ambulancedienst.

Gebeurtenis: Ambulance te laat

en vanuit de conserven industrie

Gebeurtenis: Glas in potje

De waarde die u aan een risico hecht, is van belang. ManualMaster is in staat om verschillende methodieken te hanteren zodat u een eigen rekenmethode kunt definiëren. Methodes als de verwachte waarde methode (kans x impact/gevolg), een verbeterde variant van de verwachte waarde methode of de methode van Kinney & Wiruth of de Bowtie methode kunnen eenvoudig worden geconfigureerd.

Uit de risicoanalyse blijkt of u maatregelen moet treffen ter voorkoming (beheersmaatregelen) of maatregelen  als het probleem zich voordoet. (Klik op afbeelding voor een vergroting).

 

Oorzaak

Als u tijdens een risico-inventarisatie gebeurtenissen als hierboven benoemt, dan kunt u direct aan de slag met het benoemen van oorzaken. In deze voorbeelden kan dat er als volgt uit  zien:

Gebeurtenis  : Ambulance te laat

Oorzaak 1      : Brug staat open

Oorzaak 2      : Lekke band

etc etc

Gebeurtenis  : Glas in potje

Oorzaak 1      : Machine die deksels plaatst niet goed afgesteld

Oorzaak 2      : Potjes geleverd met glasscherven

etc etc

Met ManualMaster bent u in staat om op de koppeling tussen oorzaak en gebeurtenis een beheersmaatregel te definiëren. Het mooie van het systeem is dat het deel uitmaakt van uw kwaliteitsmanagementsysteem. Versies worden beheerd en de informatie wordt direct getoond aan de mensen die daarbij belang hebben.

Gevolg

De derde stap is het benoemen van het gevolg. Belangrijk omdat dit mede de prioriteit van het treffen van maatregelen bepaalt. In dit voorbeeld:

Gebeurtenis  : Ambulance te laat

Oorzaak 1      : Brug staat open

Oorzaak 2      : Lekke band

Gevolg 1        : Patiënt overlijd

Gevolg 2        : Overeengekomen aanrijtijden overschreden

etc etc

Gebeurtenis  : Glas in potje

Oorzaak 1      : Machine die de deksels plaatst niet goed afgesteld

Oorzaak 2      : Potjes geleverd met glasscherfjes

Gevolg 1        : Gezondheidsrisico bij consument

Gevolg 2        : Imagoschade

etc etc

ManualMaster maakt het mogelijk om de genoemde gebeurtenissen/risico’s bij iedere stap binnen uw proces te definiëren. Dit gebeurt omdat hetzelfde risico zich binnen één bedrijfsproces meerdere keren kan herhalen. Tegelijkertijd is het  mogelijk dat de beheersmaatregelen per processtap verschillen en zelfs de waardering van het risico anders is.

Als bij ontvangst van goederen al met zekerheid vastgesteld kan worden dat er glas in de potjes zit, dan is de kans dat de consument dit constateert nihil. U heeft  voldoende beheersmaatregelen genomen om te voorkomen dat er gezondheidsrisico’s optreden.

Door de flexibele inrichting en zelfs labeling van velden kunt u werken met formules als kans x effect en indien gewenst ook met complexere formules.

Vraag nu een demonstratie aan

Auditing op risico’s

Als de risicoanalyse is uitgevoerd, de oorzaken en gevolgen zijn benoemd en de beheersmaatregelen zijn getroffen, kunt u er direct voor zorgen dat het systeem “wakker” blijft. We zien maar al te vaak dat de RI&E eenmalig wordt uitgevoerd en weer uit de kast gehaald wordt als het er de tijd voor is. Wij adviseren een Slim en Slank aanpak voor de vastlegging omdat zaken anders snel bureaucratisch en moeilijk onderhoudbaar worden.

Met behulp van onze module WebForms kunt u uw eigen auditingsysteem inrichten. Auditing vanuit risico’s is een hele krachtige benadering van uw bedrijfsvoering. Acties kunnen direct worden uitgezet bij de juiste personen en eventuele aanpassingen worden vastgelegd in een audittrail. Tevens is hierbij het automatisch versiebeheer van ManualMaster Starling van toepassing.

Handelen als het nodig is

Risicomanagement kan een belangrijke pijler zijn bij het ‘levend’ houden van de bedrijfsvoering. Zodra er iets mis is, moeten collega’s dit kunnen melden. Melder en degene die de vervolgactie uitzet, kunnen verschillende mensen zijn. De module Webforms van ManualMaster maakt het mogelijk om iedereen op het juiste moment van de juiste informatie te voorzien.

Voorbeeld

Als een consument naar de receptie belt met de melding dat hij of zij glas in het potje heeft aangetroffen, kan de medewerker die het telefoontje aanneemt de melding registreren. Deze wordt vervolgens direct doorgezet naar de kwaliteitsmanager. Deze krijgt een compleet overzicht van oorzaken, gebeurtenis en gevolgen en de daaraan gekoppelde maatregelen en taken bevoegdheden en verantwoordelijkheden.

Een audit op de maatregelen is daarmee zo geregeld. Tegelijkertijd staat er een actie uit naar de afdeling communicatie om de gevolgen van imagoschade te beperken. Dit terwijl de recall-actie al volledig gestructureerd in gang is gezet.

Verbetercyclus / PDCA cirkel

De ISO 9001 2015 kiest als uitgangspunt risico’s. Ook binnen de HACCP, BRC, GMP, ISO 14001, ISO 22000 en andere normeringen is duidelijk aandacht voor risico-inventarisatie, -analyse en -evaluatie. Met ManualMaster kunt u tot een inrichting van uw systeem komen waar de juiste informatie op het juiste moment bij de juiste persoon belandt. Evaluaties en rapportages zijn eenvoudig uit te voeren en een verbeterproces kan volledig van een gewenste workflow worden voorzien.

Demonstratie aanvragen
Wilt u weten hoe u met de software van ManualMaster meer inzicht krijgt in uw risicomanagement en in uw bedrijfsproces? Vraag dan nu een demo aan.

Vraag nu een demonstratie aan

PS. Wilt u lezen wat de ervaringen uit eerste hand zijn met onze software? We nemen u graag mee naar de praktijk waar onze klanten dagelijks ervaren wat ManualMaster voor hen kan doen.