Contact

Zonnehuisgroep Vlaardingen

branche/sector: Gezondheidszorg

Alle documenten in één keer aangepast

Zonnehuisgroep Vlaardingen heeft haar wortels in de Vereniging Het Zonnehuis, een vrijwillig particulier initiatief dat startte in 1921. Bij Zonnehuisgroep Vlaardingen staan de persoonlijke zorgwensen van de cliënten centraal. Dat geldt voor de hulp en zorg aan huis, voor revalidatie én voor het wonen en leven in één van de verzorgings- of verpleeghuizen.

Voor de start met ManualMaster in 2014 is Zonnehuisgroep Vlaardingen begonnen met het opstellen van een programma van eisen om goed te kunnen bepalen waar het nieuwe kwaliteitsmanagementsysteem aan diende te voldoen. Aan de hand hiervan is er een selectietraject met meerdere leveranciers gestart.

Na een uitgebreide demonstratie van ManualMaster en een referentiebezoek aan één van de klanten van ManualMaster, wat een duidelijk beeld gaf van het gebruik in de praktijk, is er uiteindelijk besloten om van start te gaan met ManualMaster.

    Doorslaggevend hierin waren:

  • de gebruikte technieken
  • de vele functionaliteiten
  • het gebruikersgemak voor de beheerders
  • de look & feel voor de lezers
  • de prijs-kwaliteitsverhouding

Hester van der Jagt (kwaliteitsmanager/beleidsmedewerker zorgdienst) en Siebe Doop (applicatiebeheerder) zijn de beheerders van ManualMaster. Voor de implementatie van het systeem was een belangrijke rol weggelegd voor een externe projectleider. Zij hield zich twee dagen per week bezig met ManualMaster. Daarmee werd veel werk uit handen genomen. Dit werd als zeer prettig ervaren. Nadat de beheerders en de projectleider een training hadden gevolgd bij ManualMaster, is het team in samenwerking met een consultant van ManualMaster van start gegaan met de inrichting van het eigen systeem.

    De externe projectleider heeft zich gefocust op:

  • het projectplan en de voorgang hiervan
  • bepalen welk soort documenten geïmporteerd moesten worden
  • het personeel begeleiden om documenten zo correct en volledig mogelijk aan te leveren
  • de inrichting van ManualMaster systeem

‘Het zoeken en vinden van documenten is verbeterd en voor de systeembeheerders is versiebeheer veel makkelijker geworden’

Hester van der Jagt: ‘Bij het oude systeem moesten we een document er eerst afhalen en dan er weer op plaatsen (check in – check out) dat waren heel veel handelingen. Nu wordt alles in één keer aangepast bij de revisie. Ook bij een functiewijziging wordt dit eenvoudig in één keer gewijzigd in alle documenten.’

Eenvoudig raadplegen

Inmiddels werkt Zonnehuisgroep Vlaardingen al geruime tijd met ManualMaster en bevat het systeem ruim 800 documenten, zoals beleidsdocumenten, procedures, werkinstructies, formulieren, overeenkomsten, folders, bouwtekeningen en protocollen. Documenten die beheerd en beheerst moeten worden.

Al deze documenten kunnen de medewerkers van Zonnehuisgroep Vlaardingen eenvoudig raadplegen door in te loggen op het ManualMasterWeb. Inmiddels wordt gebruik gemaakt van Same Sign On.

Via het persoonlijk dashboard wordt vervolgens direct duidelijk welke documenten nieuw zijn en welk managementteamlid nog digitaal moet autoriseren. Handig is verder dat iedere medewerker documenten kan markeren als favoriet, zodat bijvoorbeeld veelgebruikte documenten direct inzichtelijk zijn.

Ondanks dat de implementatie vooraf uitgebreid op papier is uitgewerkt, is het niet eenvoudig geweest om alle medewerkers te motiveren om documenten na de livegang digitaal via het ManualMaster Web te laten raadplegen. Om dit te stimuleren zijn er nieuwsbrieven verstuurd en handleidingen verspreid, maar ondanks dat werden er toch weinig documenten geraadpleegd en gaven medewerkers geregeld aan documenten niet te kunnen vinden.

Presentaties

‘Uiteindelijk is er  voor gekozen om ManualMaster te promoten tijdens door een presentaties te geven. Hierdoor werd ManualMaster alsnog succesvol onder de aandacht van alle medewerkers gebracht.’

De systeembeheerders hebben een tip voor toekomstige gebruikers: schakel bij de implementatie van ManualMaster een projectleider in die zich alleen met ManualMaster bezighoudt. ‘Je kunt het erbij doen, maar zeker als de documenten inhoudelijk nog nagekeken moeten worden of als er nog veel omschreven moet worden, gaat daar veel tijd in zitten.

‘Het is belangrijk om de tijd te nemen voor een gedegen inrichting van ManualMaster’

Bij ons moesten alle documenten gereviseerd en herzien worden en om iedereen achter z’n broek aan te zitten is veel tijd nodig.’

Er is voor gekozen om het systeembeheer in eerste instantie uit te laten voeren door Hester en Siebe. Het is niet uitgesloten dat in de toekomst wordt gestart met decentraal beheer, zodat ook andere medewerkers documenten kunnen aanmaken en wijzigen. Van groot belang is dan dat de basis goed is. De systeembeheerders kijken uit naar de mogelijkheden die ontstaan na de implementatie van de module WebForms in Starling, zodat wellicht ook alle formulieren gedigitaliseerd kunnen worden.

Lees meer over Manualmaster