Contact

Realtime rapportages vanuit een KMS leveren ‘winstpakkers’ op

Richard Tax consultant/trainer bij ManualMaster

Richard Tax consultant/trainer bij ManualMaster.

Organisaties zijn de afgelopen jaren druk in de weer geweest met het digitaliseren van het kwaliteitssysteem. De volgende stap dient zich aan: het omzetten van verzamelde data naar waardevolle informatie waarmee inzichtelijk wordt gemaakt hoe de organisatie ervoor staat en tot betere prestaties kan komen.

Richard Tax, consultant/trainer bij ManualMaster maakt dinsdag 2 april op onze Quality Pop-Up inzichtelijk wat werken met Rapportages u kan opleveren. Richard spreekt van ‘winstpakkers’.

Veiligheid, risico’s, financiën, procesmanagement

Realtime KPI’s in beeld gebracht. (Klik op afbeelding voor vergroting)

‘Doen we het goed of doen we het slecht? Waar ontstaan trends en waar kan het beter? Bij dit soort vragen komt het maken van rapportages om de hoek kijken’, aldus de consultant/trainer. ‘Kwaliteitsmanagement in optima forma met als belangrijke thema’s zaken als veiligheid, risico’s, financiën, procesmanagement, etc’

De huidige kwaliteitsmanagementsystemen (KMS) zijn prima in staat om de data om te zetten en te presenteren in basisrapportages. Omdat er heel veel data beschikbaar is – denk aan registraties van ongevallen, klachten, gevaarlijke werksituaties – proberen organisaties een slag te maken met het visualiseren daarvan in grafieken en tabellen.

Richard: ‘Organisaties importeren hun data vaak in Excelsheets waarmee grafieken worden gemaakt. Dat betreft over het algemeen statische data, zelf geloof ik meer in een realtime presentatie van gegevens vanuit het kwaliteitsysteem.

Winst op veel fronten

AZLN meldportaal

AZLN meldportaal. (Klik op afbeelding voor vergroting

Rapportages leiden ertoe dat elke speler in de organisatie op het juiste moment de juiste informatie ter beschikking heeft. Het gebruik van het KMS neemt daarmee toe met als gevolg dat een betere opvolging van acties plaatsvindt en het aantal meldingen van klachten en of problemen stijgt. Daarmee kunt u vervolgens mooie slagen maken die effect hebben op de kwaliteit van uw organisatie.

Richard: ‘Op vele fronten is dus winst te boeken, waarbij je wel moet bedenken dat de winstpakkers als tijd- en geldbesparing sterk afhankelijk zijn van de bereidheid om het systeem te voorzien van informatie zoals klachten, foutmeldingen in productieprocessen, etc. Pas dan kun je tot nuttige vervolgacties komen.‘

Eenvoudig slimme webformulieren maken

Met ManualMaster is het mogelijk om al met heel eenvoudige webformulieren (WebForms) informatie uit de organisatie op te halen. Er is weinig kennis voor nodig om daarmee aan de slag te gaan. WebForms zijn op een eenvoudige manier zó slim te maken dat ze een vaste route door de organisatie afleggen.

Bijvoorbeeld: een probleem doet zich voor in een productieproces. Hiervan wordt door een medewerker melding gemaakt via WebForms. Betrokken collega’s worden automatisch ingelicht en krijgen direct inzage in de documentatie die moet leiden tot de oplossing van het probleem.

De opgehaalde data kan, met de standaard software die ManualMaster hiervoor gebruikt, in rapportages worden omgezet. Bedrijven uit verschillende branches gebruiken de mogelijkheden van WebForms en rapportages al volop.

Zo heeft AmbulanceZorg Limburg-Noord de meldingsbereidheid vanuit de organisatie zien toenemen na de introductie van WebForms.

productie: The Content Room