Contact

ManualMaster Quality Pop-Up onderstreept behoefte aan risicomanagement

Nieuws · 13.03.2018

Risico’s beheersen is een hot item in de kwaliteitswereld. De ManualMaster Quality Pop-Up die wij in de Rotterdamse Markthal organiseerden en die geheel in het teken stond van risicomanagement, is daarvan het levendige bewijs. De pop-up werd bezocht door maar liefst 50 kwaliteitsmanagers, die allemaal wilden weten hoe je het beste om kunt gaan met de risico’s die in een organisatie kunnen opduiken.

Logo Quality Pop-UpKoppeling tussen risico’s en processen

Ronald de Bruijne, een ervaren adviseur op het gebied van kwaliteitsmanagement, staat bekend  om zijn allergie voor zinloos en bovenmatig documenteren. Hij legde de kwaliteitsmanagers tijdens de Quality Pop-Up aan de hand van praktijkvoorbeelden uit hoe je slim en slank koppelingen kunt maken tussen processen en risico’s en hoe je de risico-inventarisaties verwerkt in documentatie. Ronald de Bruijne benadrukt daarbij het belang van de wijze waarop een organisatie tegen risico’s aankijkt en hoe je dat koppelt aan het benutten van kansen.

‘Organisaties focussen zich op het beperken van risico’s en kijken in mindere mate naar hoe de gevolgen kunnen worden beheerst’, aldus Ronald de Bruijne. ‘Als organisatie kun je risico’s ook gewoon accepteren, maar dan moet je wel nadenken over hoe je de gevolgen aanpakt. Het draait in grote lijnen om het beantwoorden van drie vragen: wat willen we bereiken, wat is daarbij onzeker en wat gaan we daaraan doen? Belangrijk bij dit alles is dat de organisatie adequaat reageert als afwijkingen zich voordoen.’

Logo Quality Pop-UpBehoorlijk wat valkuilen

Een goede risico-analyse bestaat uit het beschrijven en documenteren van het procesdoel, de processtappen en de procesindicatoren. Dat kan op vrij eenvoudige wijze worden gedaan en aan processen worden gekoppeld, maar in de dagelijkse praktijk stuit Ronald de Bruijne  echter op behoorlijk wat valkuilen.

‘Soms beschrijven organisaties honderden risico’s met complexe classificaties als oorzaken en gevolg. Zo complex dat het teveel wordt en ik de documenten regelmatig in een la zie belanden.

Daarbij komt dat we ons teveel focussen op getallen. We hebben de neiging alles te kwalificeren en objectiveren. Als ik aan tien verschillende mensen vraag wat is de kans dat iets kan gebeuren of wat de impact kan zijn, krijg ik tien verschillende antwoorden. Er wordt veel gewerkt met verborgen aannames en interpretaties, dat maakt dat die getallen wellicht niet betrouwbaar zijn, waarmee een schijnveiligheid word gecreëerd.’

Logo Quality Pop-UpHoe groot is de actiebereidheid?

‘Je doet er beter aan leren om te gaan met risico’s dan vertrouwen op die schijnveiligheid. Ik zie heel veel risico-analyses met prachtig beschreven maatregelen, wie het gaat implementeren en hoe. Maar daar blijft het dan bij. Niemand weet hoe een risico moet worden aangepakt als het zich voordoet.’

‘We zijn goed in het neerzetten van systemen, controles, procedures en het kwantificeren van risico-analyses. Maar we vergeten de mens zelf; hoe gaat die over tot actie en hoe groot is de actiebereidheid?  Er is veel geschreven over risico gestuurd werken en er bestaan veel methodieken om risico’s te managen. Daarbij valt mij er een op: de BowTie methodiek.’

Logo Quality Pop-UpRisico’s vastleggen, koppelen, rapporteren en acties bepalen

De kwaliteitsmanagers kregen tijdens de Quality Pop-Up uitleg van Barbara de Ruiter en Johan de Rooij over hoe ze risico’s met ManualMaster kunnen managen. Daarvoor is de nieuwe functionaliteit Risicomanagement ontwikkelt, die in april wordt gereleased. Met ManualMaster kunnen risico’s worden vastgelegd, gekoppeld, gerapporteerd, aangepast en acties worden bepaald.

De functionaliteit werd enthousiast en met open armen ontvangen. ‘We kunnen niet wachten om ermee aan de slag te gaan’, zo klonk het in de Markthal. En: ‘Goed dat van de functionaliteit een geïntegreerd onderdeel van ManualMaster is gemaakt, zodat we niet een aparte module hoeven aan te schaffen. Met Risicomanagement reikt ManualMaster een goede tool aan die aansluit op wat we wensen.’

Logo Quality Pop-UpKennis en ervaring uit te wisselen

Onze pop-up bevestigde nog een andere behoefte die leeft onder kwaliteitsmanagers: het met elkaar in gesprek gaan over risicomanagement om kennis en ervaring uit te wisselen. Vertegenwoordigers uit verschillende branches, waaronder de voedselindustrie, gezondheidszorg, overheid, laboratoria, farma & chemie en bouw raakten in Rotterdam stevig met elkaar verwikkeld in een levendige discussie over de zin en onzin van het vastleggen van risico’s.

(door Ad Killian)

Lees ook: Risicomanagement nieuwe functionaliteit ManualMaster

ManualMaster koppelt risico’s en maakt ze zichtbaar

Bekijk de video-impressie

Bekijk de foto-impressie