Contact

Online consultancy, het was even wennen

Nieuws · 13.05.2020

Positieve ervaringen destilleren en leidend maken

Onze consultants Arjan van der Gouwe en Barbara de Ruiter maken interessante tijden mee nu ze online vanuit huis hun werkzaamheden verrichten. Het was even schakelen na de verschijning van corona, maar na enkele weken zit de vaart er goed in. ‘Klanten zijn enthousiast.’

Barbara staat via online consultancy Pro Persona (gezondheidszorg) en zelfstandig QA professional Sandra Langendoen bij met advies en het inrichten van onze applicatie. Arjan doet dat momenteel onder meer voor Stork (industrie), Alioth (handelsketencertificering) en Ace Pharmaceuticals (farma/laboratoria).

Tijdens de online sessies wordt met en in ManualMaster gewerkt. Adviezen en werkzaamheden worden besproken en direct in de applicatie vormgegeven.

Implementatie verbeterregister

‘Online consultancy vereist aanpassing in de manier van werken, maar samen met de klant ben je daar zo uit,’ zegt Barbara. ‘Het maakt niet uit waar je bent, je kunt in principe overal contact met elkaar leggen.’ Het digitaal samenwerken met haar klanten verschilt nauwelijks van de live sessies. ‘We moeten wat meer klikken met de muis.’

Bij Pro Persona is Barbara bezig met het opzetten van een verbetercyclus met WebForms, de ManualMaster-module waarmee digitale formulieren worden ontworpen. Tot nu toe werkte de klant met een verbeterregister dat gemaakt was in Excel. Dat wordt nu geïmplementeerd in ManualMaster.

Onze consultant stelde met Pro Persona een verbeterformulier en een formulier om audits te registreren samen. Vervolgens werden hier rapportages aan gekoppeld. Vanuit beide formulieren kunnen acties worden uitgezet in de organisatie.

Software voor gemeenten

Sandra Langendoen werkt als zelfstandige kwaliteitsexpert voor lokale overheden. Met haar implementeerde Barbara onze software voor de gemeente Krimpenerwaard. En ze tuigden een demo op, die door Sandra gebruikt kan worden tijdens gesprekken met andere geïnteresseerde gemeenten.

Barbara: ‘Sandra werkte met een groot kwaliteitshandboek, een document van zo’n 200 pagina’s. We hebben een structuur en opzet bedacht om het handboek in ManualMaster in te bouwen. Ook de layout van de web-inrichting is aangepakt door een fraai dashboard te ontwikkelen. Allemaal goed te doen online.’

Afwijkingen in proces vastleggen met WebForms

Arjan houdt zich als online consultant bij Stork bezig met het vereenvoudigen van de database zodat het werk van de administrators op het gebied van documentbeheer eenvoudiger wordt.

Ace Pharmaceuticals zet Arjan online in voor het ontwikkelen van WebForms die afwijkingen in het proces vastleggen. Naar aanleiding van die afwijkingen en veranderingen in werkwijze worden met webformulieren acties uitgezet.

Arjan: ‘Dat betekent dat we sub-formulieren samenstellen die aan een hoofdformulier zijn gekoppeld. Het zijn complexe formulieren met veel intelligentie die ze gebruiksvriendelijk maakt. Op het gebied van rapportage kunnen er mooie dingen mee worden vormgegeven. Tegelijkertijd werken we aan een upgrade van de layout, zodat een nieuwe look en feel ontstaat.

Online kennis toevoegen

Alioth levert bedrijfskundige ondersteuning op het gebied van duurzaamheids- en handelsketencertificeringen. Daar verzorgt Arjan online de implementatie van ManualMaster.

Arjan: ‘Stap voor stap lopen we via een logische volgorde de database door en wordt tijdens elke online sessie kennis toegevoegd. We blikken terug om te kijken of alles wat is besproken ook goed is begrepen en of er zaken zijn waar de gebruiker in de praktijk tegenaan loopt. Deze lossen we dan direct op. Stapsgewijs wordt  geleerd hoe de applicatie in elkaar steekt.’

Online consultancy een goed alternatief

Beide consultants ervaren dat het op afstand werken zijn voordelen kent. Arjan: ‘Online werken scheelt enorm veel reistijd, soms wel drie uur. Ook de klant vaart daar wel bij omdat samen met de reistijd de reiskosten wegvallen. Ik zie online werken als een goed alternatief. Sterker nog: mijn agenda zit stampvol.’

Barbara voorziet dat ze in de toekomst meer online consults zal uitvoeren. Reistijden en het milieu liggen daaraan ten grondslag. ‘Voor ons is klantcontact altijd erg belangrijk. Een nieuwe klant zullen we bij de eerste implementatie uiteraard op locatie bezoeken om elkaar te leren kennen en gevoel bij elkaar te krijgen. Dat geldt met name voor productiebedrijven. Je wilt als consultant jezelf een beeld kunnen vormen van de mensen in een organisatie en hoe processen in de praktijk verlopen.’

Als nadeel van het op afstand werken geven Barbara en Arjan het gemis aan persoonlijk contact aan. De momenten in pauzes waarin met klanten gesprekken worden gevoerd over gezin en hobby’s, zaken die voor afleiding zorgen, zien ze weg vallen.

Positieve online ervaringen leidend maken

José Wienese, CEO bij ManualMaster, benadrukt: ‘We zijn als ManualMaster-team groeiende in de manier waarop online consultancy en trainingen worden opgepakt. Positieve ervaringen uit de dagelijkse praktijk destilleren we en maken we leidend. Het online werken zal in de toekomst zeker niet verdwijnen, maar wordt uitgewerkt tot een ideale vorm.’

Wilt u ook gebruik maken van een online consult? Neem contact op met uw accountmanager of reageer direct via ons contactformulier

(door Ad Killian / The Content Room)

Naar onze producten

 

Online consultancy