Contact

Documentmanagement ManualMaster

Informatie beheren binnen een kwaliteitsmanagementsysteem

Documentmanagement binnen kwaliteitsmanagement

Documentmanagement, een term die te pas en te onpas wordt gebruikt. In grote lijnen komen we de term tegen in vier verschillende toepassingen:

  • Het archiveren van informatie (documenten, notulen, poststukken etc.)
  • Het verspreiden van informatie/content (in een intranet-omgeving)
  • Het verzamelen van projectinformatie (afspraken, contracten, tekeningen etc.)
  • Het vastleggen van kwaliteitsinformatie

Documentmanagement ManualMaster 2

ManualMaster verstaat onder documentmanagement de borging en verspreiding van kwaliteitsinformatie. U kunt hierbij denken aan procedures, instructies, rapporten, specificaties, processen, formulieren, beleidsdocumenten en de bijhorende metadata. Alle informatie waarvan u versies wilt beheren, de consistentie wilt behouden en de voortgang wilt bewaken of waarop u autorisatie wilt toepassen.

Met ManualMaster presenteert u deze informatie persoonsgericht in een webomgeving (HTML). Daarom is ManualMaster ook geschikt  als intranettoepassing, voor contractenbeheer (inclusief automatische notificaties bij het verlopen hiervan), projectinformatie en de verspreiding van overige content. Documentmanagement omvat bij onze klanten vaak het beheer van kwaliteitsinformatie, zoals documenten, processen, (invulbare web)formulieren en rapporten.

Wat kan ons documentmanagementsysteem voor u betekenen?

  • Volledige integratie met MS Office
  • Aantoonbaar versiebeheer
  • Centraal ingevoerde wijzigingen consistent in alle documenten doorgevoerd
  • Automatisch wijzigen van koppelingen (hyperlinks) in uw documenten
  • Centraal beheer van lay-outs (kop-voetteksten)
  • Digitale verificatie en autorisatie workflow
  • Uitgebreide rapportagemogelijkheden
  • Koppelingen aan normen
  • Voortgangsbewaking door notificaties op een persoonlijk dashboard
  • Bewaking van de herzieningsdata
  • Bevestigingsverzoek van gelezen & begrepen

Om al uw processen, protocollen, SOP’S, werkinstructies en formulieren aan te maken, te onderhouden en te publiceren maakt het documentmanagement systeem van ManualMaster gebruik van de bestaande functionaliteit van o.a. Microsoft Word, -Excel, -Visio en Acrobat reader (pdf).

Documentmanagement systeem ManualMaster

ManualMaster publiceert zowel op papier als digitaal (HTML) en heeft hierbij feitelijk een paraplufunctie. Dit betekent dat de overkoepelende database alle wijzigingen automatisch doorvoert in alle onderliggende documenten. Wijzigingen van bijvoorbeeld verwijzingen, trefwoorden, hyperlinks, documentversies en allerlei soorten overzichten zoals inhoudsopgaven, procesbeschrijvingen per afdeling of functionaris, en taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden.

Medewerkers vinden de juiste informatie snel en eenvoudig met iedere browser (Internet Explorer, Safari) dankzij de zeer uitgebreide zoekfunctie. Zij kunnen zoeken op geïndexeerde informatie (full text search), synoniemen, tags en alfabet. De zoekfunctie van ManualMaster is vergelijkbaar met Google.

Bovendien kunnen lezers met  ManualMaster documenten via de standaard browser verifiëren, autoriseren en becommentariëren.

ManualMaster bevat alle onderdelen voor een overzichtelijk en gebruiksvriendelijk bedrijfszorgsysteem. Het  is een breed inzetbaar documentbeheer-, procesmanagement – en kwaliteitsmanagementsysteem.

 Functionaliteit

 Voordeel

ImplementatieSnel aan de slag met documentmanagement: importeer of converteer informatie uit andere systemen.
SchaalbaarStart klein en rol uit over meerdere vestigingen en zelfs meerdere landen.
MeertaligManualMaster heeft Nederlands, Engels, Duits en Frans in de standaard taalinstellingen. Andere talen zijn op aanvraag mogelijk.
Gebruik van standaard softwareU gebruikt ManualMaster met standaard software zoals MS Word, Excel en Visio.
Video en geluidNaast teksten en processchema’s ondersteunt ManualMaster vrijwel alle bestandsformaten. Ook CAD-tekeningen en gesproken teksten of videoinstructies beheert u met ManualMaster.
Lay-outStandaardisatie van uw eigen lay-outs, kop- en voetteksten en intranetopmaak. Hergebruik van uw zelf ontwikkelde modellen, vormen en lay-outs van uw processchema’s.
DistributieAlle autorisatiemogelijkheden om de toegang tot de informatie nauwkeurig te regelen.

Meer informatie en benieuwd naar voorbeelden?

Plan een demonstratie met ons in!

Zie ook: