Contact

Verandering van snelheid en richting

Blog · 15.03.2017 · door Fred Vahlkamp

Borg kwaliteit in een goede actuele vastlegging

Het 21e Nationaal Kwaliteitscongres heeft als titel “leren en versnellen”. Dat brengt mij direct terug in de schoolbanken en wel in 1988. “De kwaliteit van een organisatie uit zich in de mate waarin een organisatie in staat is van snelheid en richting te veranderen”, sprak een professor die als gastdocent optrad tijdens een college bedrijfskunde waar ik aan deelnam.

Hoewel de uitspraak mij direct intrigeerde, had ik nooit kunnen vermoeden dat ik hier in 2017 nog eens een stuk over zou schrijven. Eerlijk gezegd denk ik dat de effectiviteit van een onderneming zich uit door de mate waarin een organisatie in staat is van snelheid en richting te veranderen en niet zozeer de kwaliteit van die organisatie. Het is wel een kunst om kwaliteit te blijven borgen in een snel veranderende omgeving.

Spanningsveld

Wat betekent dit nu eigenlijk voor de dagelijkse praktijk? Als je steeds van snelheid en richting verandert, heeft dat tot gevolg dat je zeer geconcentreerd achter het stuur moet zitten. Inkomende signalen van een veranderende omgeving moeten direct worden omgezet in ander gedrag van de organisatie. Als het gaat om borging ofwel vastlegging om kwaliteit te garanderen dan ontstaat hierdoor bijna automatisch een spanningsveld.

Immers, je wilt je afgesproken werkwijze vastleggen om te kunnen nagaan of er sprake is van conformiteit en te kunnen meten of je werkwijze het beoogde resultaat heeft. Maar als zo’n procedure of werkinstructie steeds volgt op een volgende wijziging in je organisatie omdat deze moet blijven bewegen, dan is het risico dat je continu achter de feiten aan loopt groot. Gevolg: niemand leest de documentatie, want die strookt toch niet met de actualiteit. In zo’n situatie kun je je zelfs afvragen of vastlegging nog wel zin heeft.

Consequenties

Dit roept de vraag op of de wens om snel te kunnen schakelen naar wijzigende omstandigheden ook consequenties heeft voor de manier waarop je kwaliteitsborging vorm geeft. Het antwoord is natuurlijk ja. Want hoe veel je ook beweegt, het moet wel een bewuste beweging zijn. Pragmatisch vastleggen en de historie behouden is gewenst. Nadenken over de vorm waarin je zaken vastlegt ook. Lange teksten worden niet gelezen. Zorg ervoor dat precies de juiste informatie op het juiste moment en in de juiste vorm beschikbaar is.

Denken over kwaliteit gaat daarmee terug naar de werkvloer, daar waar het geld wordt verdiend en waar de voornaamste ondernemingsrisico’s te vinden zijn. Het vastleggen van processen op een hoger abstractieniveau is zeker gewenst om de verbanden te kunnen blijven zien en snel en effectief door je systeem te kunnen wandelen. Minder is meer gaat heden ten dage voor heel veel documentatie van kwaliteitssystemen nog steeds op.

Beter borgen

Je kunt je eigen systeem eenvoudig tegen het licht houden door vragen te stellen als “heb ik dit echt nodig?” en “begrijp ik wat hier staat?” Er wordt nog steeds mateloos veel geld en energie gestoken in documenten die niet gelezen en niet begrepen worden. Als deze energie ten goede komt aan meer aandacht voor een goede actuele vastlegging in een vorm die past bij de betrokkenen, is kwaliteit veel beter te borgen in een snel veranderende situatie.

ManualMaster heeft 25 jaar ervaring in het borgen van kwaliteit.

Lees meer over hoe wij tegen kwaliteitsmanagement aankijken

 

Fred Vahlkamp "Als je samen wilt bewegen heeft het individu ruimte nodig"

Fred Vahlkamp is één van de twee initiatiefnemers van ManualMaster. Het bedrijf werd in 1992 opgericht als Quality and Information Management Support B.V. Fred is voorzitter van het Ontwerpteam en actief betrokken als aandeelhouder. Hij is niet dagelijks aanwezig en voert ook geen directie.

Mijn specialisaties

  • Creatieve geest
  • Pioniersdrift
  • Analytische blik

Neem contact op:

(+31) 78-6446888