Elke verbetermethodiek, of je nu de Lean, Six Sigma (DMAIC) of de Deming cirkel (PDCA) gebruikt, is gebaseerd op het idee dat continue verbetering bereikt kan worden door structureel resultaten en afwijkingen te signaleren, registreren, beoordelen, monitoren, analyseren en te sturen.
 

ManualMaster biedt u een handige en pragmatische tool waarmee alle afwijkingen met de bijbehorende verbetermaatregelen geregistreerd, uitgezet, gevolgd en gerapporteerd kunnen worden. Voorbeeld van afwijkingen zijn; klachten, verbetervoorstellen, klantwaardering, (bijna)ongevallen, audit-bevindingen, agressie meldingen en leverancier beoordelingen.

Uw verbetercyclus:

Introductie ManualMaster

ManualMaster heeft als leverancier van Business Process Management software een aanzienlijke groei doorgemaakt. ManualMaster bestaat sinds 1995 en bedient inmiddels meer dan 700 licentiehouders. Middelgrote maar veelal ook grote organisaties. ManualMaster ontwikkelt nieuwe aansprekende functionaliteiten, bouwt bestaande modules verder uit en heeft inmiddels zeer aansprekende projecten gerealiseerd in diverse sectoren.

De ManualMaster Verbetercyclus Tool (MVT)

Elke verbetermethodiek, of je nu de Lean, CAPA, Six Sigma of de Deming cirkel (Plan Do Check Act) gebruikt, is gebaseerd op het idee dat continue verbetering bereikt kan worden door structureel resultaten en afwijkingen te signaleren, registreren, beoordelen, monitoren, sturen en te analyseren.

ManualMaster biedt u een handige en pragmatische tool waarmee alle afwijkingen met de bijbehorende verbetermaatregelen geregistreerd, uitgezet, gevolgd en gerapporteerd kunnen worden: de ManualMaster Verbetercyclus Tool (MVT). Het is laagdrempelig, eenvoudig in gebruik en verhoogd de effectiviteit van uw kwaliteitsmanagementsysteem

De basis van de MVT werkt heel eenvoudig. Nadat er een resultaat of afwijking wordt gesignaleerd, kunnen alle betrokken van de verbetercyclus de MVT inzetten en gebruiken door:

• De afwijking te registreren en te beoordelen;

• De workflow of route te initiëren (wie is verantwoordelijk voor de opvolg actie);

• Preventieve en corrigerende maatregelen (acties) te registreren, in te plannen en te bewaken;

• De effectiviteit van de genomen maatregel te toetsen en te registreren;

• Een analyse en een rapport te genereren t.b.v. bijvoorbeeld een systeem-/directiebeoordeling.
   

Met de Verbetercyclus, bent u in staat om bijvoorbeeld incidentmeldingen, auditbevindingen, verbeterrapporten en klachtenregistraties via webformulieren te registreren.

 

 

Doordat elke melding wordt voorzien van een uniek nummer is de status van uw melding te allen tijde opvraagbaar. Per medewerker zijn de te behandelen formulieren online inzichtelijk. De medewerker heeft direct de mogelijkheid om een plandatum in te voeren voor het afhandelen van de openstaande actie.

 

 

In de MVT wordt vervolgens, op basis van de geregistreerde melding, de voortgang van de preventieve en corrigerende maatregelen (Plan-Do) bijgehouden. Er kan hierbij worden gevolgd of afgeronde maatregelen worden gecheckt op effectiviteit en of er indien nodig nieuwe maatregelen zijn genomen (Check, Act).

 

 

 

De MVT stelt een organisatie in staat om digitale formulieren een bijbehorende route (workflow) in te vullen waarna iedere geautoriseerde medewerker de formulieren kan in- en aanvullen.

Alle gegevens worden na het invullen en gedurende het traject automatisch bewaard in een database zodat op elk gewenst moment rapportages kunnen worden gegenereerd.

Ook kunnen de ingevulde gegevens worden gebruikt om er statistische analyses op toe te passen voor bijvoorbeeld management rapportages. Ingevulde formuliergegevens kunnen gekoppeld worden aan externe managementsystemen.

 

Rapportage

 

Gedurende alle stadia in de Verbetercyclus stelt ManualMaster u in staat om allerlei overzichten te genereren:

• Alle afgeronde en openstaande klachten, meldingen, registraties etc. etc.;

• Alle afgeronde en openstaande corrigerende en preventieve maatregelen;

• Alle afgeronde en nog te checken corrigerende en preventieve maatregelen;

• Alle afgewerkte en gecheckte maatregelen;

• Alle effectieve maatregelen;

• De fasen van de PDCA cirkel.

Deze overzichten zijn daarnaast ook op verschillende wijzen te selecteren, bijvoorbeeld:

• Alle openstaande maatregelen van een bepaald taakgebied waardoor deze eenvoudig in de agenda van de betreffende teamvergadering weergegeven kan worden;

• Alle openstaande maatregelen van een verantwoordelijke medewerker, zodat deze aan de voortgang van de punten kan werken;

• Alle punten die volgens de planning in een bepaalde maand afgerond moeten zijn.

• Alle klachten van het afgelopen jaar op een bepaalde afdeling door middel van een filter.

 

Onderstaande afbeeldingen tonen u de voorbeelden van filter, rapport en export naar MS Excel:

 

Filter:

Rapport:

Export:

 

Resumé

Na implementatie van de MVT zijn de volgende onderwerpen voor uw organisatie gerealiseerd:

Registratie:

 

• Zoals klachten, incidentmeldingen, audit bevindingen en verbeterrapporten.

• Bijhouden van corrigerende en preventieve maatregelen (Plan-Do).

•  

Opvolging:

• Variabele route (workflow) achter uw registraties.

• Via het web een statusoverzicht van uw melding.

• Per medewerker inzicht in de openstaande acties.

 

Analyse:

• Alle incidenten kunnen worden geanalyseerd (real-time overzichten).

• Risico-inventarisaties leiden tot verbeteracties.

• Beoordeling van verbeteracties.

• Controle op effectiviteit en nemen van nieuwe maatregelen (Check-Act).

 

Rapportage:

• Aantoonbaar maken van afwijkingen en verbeteringen.

• Te selecteren per taakgebied, periode of medewerker.

• Alle (openstaande) corrigerende en preventieve maatregelen.

• Alle openstaande en nog te checken corrigerende en preventieve maatregelen.

• Alle afgewerkte en gecheckte maatregelen.

• Alle effectieve maatregelen.

 

Vragen?:

 

Heeft u nog vragen over de module ManualMaster Verbeter Tool, of wilt u graag de mogelijkheden met ManualMaster zien tijdens een (online) demonstratie? Neem dan contact op met uw Accountmanager via het telefoonnummer 078- 6446888 of via info@manualmaster.com