Marcel Mourik, Sales Manager ManualMaster, in gesprek met Karl van Gestel, Manager Customs Department & AEO Coaching bij Overseas Trading Company NV., over de inzet van ManualMaster bij het behalen van de status als Authorized Economic Operator

Marcel Mourik (Sales Manager, ManualMaster) is op 17 september 2010 naar Antwerpen afgereisd voor een gesprek met de heer Karl van Gestel (Manager Customs Department en AEO coaching) werkzaam bij de firma Overseas Trading Company (OTC) in Antwerpen. Tijdens dit gesprek is met name het onderwerp AEO in relatie tot ManualMaster aan de orde gebracht.

Karl, allereerst bedankt voor de prettige ontvangst en de uitnodiging voor dit gesprek. Om te starten met dit vraaggesprek: Kunt u iets meer vertellen over OTC?
Maar natuurlijk. Overseas is gestart in 1946 in Antwerpen als shipchandler en is in de loop der jaren uitgegroeid tot wat het nu is “Een gespecialiseerde distributeur in de Duty Free and Travel Retail Sector”. Sinds 1982 werden we een vennootschap onder de naam Overseas Trading Company NV. Op dit moment is OTC uitgegroeid tot een ervaren en betrouwbare partner voor Europese Duty Free Retailers. Wij zijn dan ook voortdurend op zoek naar nieuwe producten om ons assortiment uit te breiden. Bij OTC zijn op dit moment ongeveer 35 personeelsleden werkzaam.

Aan welke producten moet ik dan precies denken?
Het betreft hier voornamelijk accijnsgoederen zoals alcoholische dranken, sigaretten, sigaren... maar ook diverse suikerwaren.

Mag ik vragen wat uw rol precies is binnen OTC?
Mijn eerste verantwoordelijkheid is de goede gang van alle waren binnen de firma op douanegebied. U kunt hierbij denken aan het juist opstellen van alle douaneformaliteiten.

Wat is de reden geweest, dat u op zoek bent gegaan naar een tool als ManualMaster?
Vooraf zagen wij in, dat de AEO uit veel en verschillende procedures zou gaan bestaan en dat het onoverzichtelijk zou gaan worden om dit op een gebruiksvriendelijke manier te gaan gebruiken. Niet alleen voor mij, maar ook voor alle personeelsleden van de firma. Ik ben op zoek gegaan op Internet en kwam op uw website waarna ik met toestemming van onze directie een afspraak mocht maken op ons kantoor.

Veel procedures, dat begrijp ik als link naar ManualMaster. Maar wat is precies AEO? Ik vraag dat, omdat de relatie met ManualMaster vaak gelegd wordt naar bijvoorbeeld ISO?
AEO staat voor Authorized Economic Operator. Wij hebben dit nodig om over een passende staat van dienst te beschikken, aan bepaalde criteria betreffende controlesystemen en financiële solvabiliteit en aan strenge veiligheidsnormen te voldoen. Indien onze firma gecertificeerd wordt is OTC in de gehele EU als betrouwbaar beschouwd op het gebied van douane transacties.

Gecertificeerd wordt? Ik begrijp dat u deze status op dit moment nog niet heeft?
Dat is correct. Op dit moment zijn wij druk bezig met het invullen van de vragenlijsten en om voor alles duidelijke procedures uit te schrijven en toe te passen.

Wanneer is de doelstelling om het AEO certificaat te behalen?
Als alles gaat zoals we denken, dan zal de aanvraag aan het einde van dit jaar ingediend kunnen worden. De aanvraagprocedure wordt gecontroleerd door de AEO diensten die daarna na een termijn de nodige controles gaan uitvoeren op alle procedures.

U bent dus gestart met ManualMaster. Welke modulen gebruikt u?
Wij hebben zowel ManualMaster als de ManualMaster WebAccess Server met de keuze om dit later verder uit te breiden.

In hoeverre is ManualMaster op dit moment ingezet?
Eigenlijk zit alles er bijna in en alles kan via Intranet al geraadpleegd worden. We zitten natuurlijk wel in een testfase zodat we dadelijk over kunnen gaan op de echte fase. Om u een idee te geven: in ManualMaster zitten op dit moment ongeveer 1000 Word documenten met daarin de nodige PDF bestanden, foto’s en PowerPoint voorstellingen.

Bent u de enige ManualMaster beheerder?
Tot op heden wel. Ik plaats alles in ManualMaster, maar een bestuurder van de firma zorgt daarbij voor de autorisatie, de goedkeuring van de procedures. De procedures worden hier eerst voorgelegd aan alle betrokkenen voordat deze online worden gezet. De betrokkenen kunnen hierbij zowel internen als externen zijn; waaronder bijvoorbeeld de douane en veiligheidsadviseurs.

Blijft u ook de beheerder na het behalen van het AEO certificaat?
Normaal gezien is dit wel de bedoeling, maar dit kan uiteraard in de toekomst nog veranderen. Op dit moment steek ik veel tijd in het vullen en beheren van alle informatie in ManualMaster. In het begin moet je er natuurlijk veel tijd insteken, maar wanneer alles er inzit dan gaat het beheer hiervan veel eenvoudiger.

Wat zijn de reacties die u van interne medewerkers en externe partijen heeft ontvangen?
De medewerkers hebben er op dit moment nog niet veel kennis van genomen, maar iedereen krijgt van mij een persoonlijke opleiding hoe de informatie uit ManualMaster gehaald moet gaan worden. Van de medewerkers die er al wel een kijkje op genomen hebben kreeg ik alleen positieve reacties.

We kunnen zeggen, dat de douane, AEO diensten en andere firma’s al kennis genomen hebben met het gebruik van ManualMaster in onze firma. Ook deze staan zeer positief tegenover het AEO gebruik in ManualMaster. We gebruiken ManualMaster daarbij niet alleen voor AEO, maar ook voor andere informatie zoals veiligheid, douanedocumenten en personeelszaken.

Zijn er op dit moment punten ter verbetering? Ik bedoel hiermee of u in deze fase van het werken met ManualMaster iets heeft gemist of verbeterd zou willen zien?
Er zijn wel kleine verbeteringen aan te geven, maar niet echt zaken om hierin te noemen. We moeten dan echt ver in ManualMaster gaan zoeken om dit te gaan uitleggen. Wat ik wel in deze wil melden is de werking van jullie support. Op het moment dat ik vragen heb of problemen of zo dan worden die redelijk snel beantwoord en opgelost.

U hebt het eerder in dit gesprek al aangegeven: U houdt rekening met uitbreiding. Waar denkt u dan aan?
Wanneer mijn kennis met ManualMaster uitgebreid is, wil ik graag eens nader kijken naar de formulierenoptie. Je kunt nu ook formulieren in ManualMaster plaatsen, maar met behulp van de WebForms module kunnen we dat professioneler laten overkomen. Ik denk hierbij aan de diverse meldingsformulieren en bijhorende documenten die nodig zijn bij een douaneaangifte.
 

Heeft u ter afsluiting nog een tip voor uw collega’s van andere firma’s die binnenkort gaan starten met AEO?
Mijn tip zou zijn om iemand in de firma te zoeken en eraan te zetten die zich hier vol voor inzet. Je moet er echt mee bezig zijn en blijven onderhouden na elke aanpassing in de firma. We zijn blij dat we met ManualMaster van start zijn gegaan. Zonder ManualMaster zouden we het niet op een gebruikersvriendelijke manier hebben kunnen realiseren. Ook het beschermen en regelmatige herziening van gegevens speelt een belangrijke rol bij al onze procedures.

Dat is een hele leuke en positieve afsluiting, waarvoor hartelijk dank. Mogen andere firma’s die interesse hebben in de manier waarop u dit project heeft aangepakt contact met u opnemen? Ik kan mij voorstellen, dat u veel praktijkervaring heeft op het gebied van zowel ManualMaster als de AEO aanvraag en dat er andere mensen die na het lezen van dit gesprek aanvullende vragen hierover hebben.
Dat is geen probleem. Mijn contactgegevens zijn uiteraard bij ManualMaster bekend zodat u deze mensen naar mij kunt doorsturen.

Karl, we laten het hierbij. Mag ik u hartelijk danken voor dit prettige gesprek. Daarbij wens ik u veel succes met het behalen en behouden van het AEO certificaat.