Algemeen

Normen

VMS, Verbetercycli & PI

Referenties

Voorbeelden

ManualMaster Verbetercyclus Tool (MVT) voor uw organisatie
 

Elke verbetermethodiek, of je nu de Lean, Six Sigma (DMAIC) of de Deming cirkel (PDCA) gebruikt, is gebaseerd op het idee dat continue verbetering bereikt kan worden door structureel resultaten en afwijkingen te signaleren, registreren, beoordelen, monitoren, analyseren en te sturen.
 

ManualMaster biedt u een handige en pragmatische tool waarmee alle afwijkingen met de bijbehorende verbetermaatregelen geregistreerd, uitgezet, gevolgd en gerapporteerd kunnen worden. Voorbeeld van afwijkingen zijn; klachten, verbetervoorstellen, klantwaardering, (bijna)ongevallen, audit-bevindingen, agressie meldingen en leverancier beoordelingen.

Uw verbetercyclus:

Introductie ManualMaster

ManualMaster heeft als leverancier van Business Process Management software een aanzienlijke groei doorgemaakt. ManualMaster bestaat sinds 1995 en bedient inmiddels meer dan 700 licentiehouders. Middelgrote maar veelal ook grote organisaties. ManualMaster ontwikkelt nieuwe aansprekende functionaliteiten, bouwt bestaande modules verder uit en heeft inmiddels zeer aansprekende projecten gerealiseerd in diverse sectoren.

De ManualMaster Verbetercyclus Tool (MVT)

Elke verbetermethodiek, of je nu de Lean, CAPA, Six Sigma of de Deming cirkel (Plan Do Check Act) gebruikt, is gebaseerd op het idee dat continue verbetering bereikt kan worden door structureel resultaten en afwijkingen te signaleren, registreren, beoordelen, monitoren, sturen en te analyseren.

ManualMaster biedt u een handige en pragmatische tool waarmee alle afwijkingen met de bijbehorende verbetermaatregelen geregistreerd, uitgezet, gevolgd en gerapporteerd kunnen worden: de ManualMaster Verbetercyclus Tool (MVT). Het is laagdrempelig, eenvoudig in gebruik en verhoogd de effectiviteit van uw kwaliteitsmanagementsysteem

De basis van de MVT werkt heel eenvoudig. Nadat er een resultaat of afwijking wordt gesignaleerd, kunnen alle betrokken van de verbetercyclus de MVT inzetten en gebruiken door:

• De afwijking te registreren en te beoordelen;

• De workflow of route te initiëren (wie is verantwoordelijk voor de opvolg actie);

• Preventieve en corrigerende maatregelen (acties) te registreren, in te plannen en te bewaken;

• De effectiviteit van de genomen maatregel te toetsen en te registreren;

• Een analyse en een rapport te genereren t.b.v. bijvoorbeeld een systeem-/directiebeoordeling.
   

Met de Verbetercyclus, bent u in staat om bijvoorbeeld incidentmeldingen, auditbevindingen, verbeterrapporten en klachtenregistraties via webformulieren te registreren.

 

 

Doordat elke melding wordt voorzien van een uniek nummer is de status van uw melding te allen tijde opvraagbaar. Per medewerker zijn de te behandelen formulieren online inzichtelijk. De medewerker heeft direct de mogelijkheid om een plandatum in te voeren voor het afhandelen van de openstaande actie.

 

 

In de MVT wordt vervolgens, op basis van de geregistreerde melding, de voortgang van de preventieve en corrigerende maatregelen (Plan-Do) bijgehouden. Er kan hierbij worden gevolgd of afgeronde maatregelen worden gecheckt op effectiviteit en of er indien nodig nieuwe maatregelen zijn genomen (Check, Act).

 

 

 

De MVT stelt een organisatie in staat om digitale formulieren een bijbehorende route (workflow) in te vullen waarna iedere geautoriseerde medewerker de formulieren kan in- en aanvullen.

Alle gegevens worden na het invullen en gedurende het traject automatisch bewaard in een database zodat op elk gewenst moment rapportages kunnen worden gegenereerd.

Ook kunnen de ingevulde gegevens worden gebruikt om er statistische analyses op toe te passen voor bijvoorbeeld management rapportages. Ingevulde formuliergegevens kunnen gekoppeld worden aan externe managementsystemen.

 

Rapportage

 

Gedurende alle stadia in de Verbetercyclus stelt ManualMaster u in staat om allerlei overzichten te genereren:

• Alle afgeronde en openstaande klachten, meldingen, registraties etc. etc.;

• Alle afgeronde en openstaande corrigerende en preventieve maatregelen;

• Alle afgeronde en nog te checken corrigerende en preventieve maatregelen;

• Alle afgewerkte en gecheckte maatregelen;

• Alle effectieve maatregelen;

• De fasen van de PDCA cirkel.

Deze overzichten zijn daarnaast ook op verschillende wijzen te selecteren, bijvoorbeeld:

• Alle openstaande maatregelen van een bepaald taakgebied waardoor deze eenvoudig in de agenda van de betreffende teamvergadering weergegeven kan worden;

• Alle openstaande maatregelen van een verantwoordelijke medewerker, zodat deze aan de voortgang van de punten kan werken;

• Alle punten die volgens de planning in een bepaalde maand afgerond moeten zijn.

• Alle klachten van het afgelopen jaar op een bepaalde afdeling door middel van een filter.

 

Onderstaande afbeeldingen tonen u de voorbeelden van filter, rapport en export naar MS Excel:

 

Filter:

Rapport:

Export:

 

Resumé

Na implementatie van de MVT zijn de volgende onderwerpen voor uw organisatie gerealiseerd:

Registratie:

 

• Zoals klachten, incidentmeldingen, audit bevindingen en verbeterrapporten.

• Bijhouden van corrigerende en preventieve maatregelen (Plan-Do).

•  

Opvolging:

• Variabele route (workflow) achter uw registraties.

• Via het web een statusoverzicht van uw melding.

• Per medewerker inzicht in de openstaande acties.

 

Analyse:

• Alle incidenten kunnen worden geanalyseerd (real-time overzichten).

• Risico-inventarisaties leiden tot verbeteracties.

• Beoordeling van verbeteracties.

• Controle op effectiviteit en nemen van nieuwe maatregelen (Check-Act).

 

Rapportage:

• Aantoonbaar maken van afwijkingen en verbeteringen.

• Te selecteren per taakgebied, periode of medewerker.

• Alle (openstaande) corrigerende en preventieve maatregelen.

• Alle openstaande en nog te checken corrigerende en preventieve maatregelen.

• Alle afgewerkte en gecheckte maatregelen.

• Alle effectieve maatregelen.

 

Inleiding prestatie-indicatoren (PI)
Voor het monitoren van kwaliteit kunnen indicatoren worden gebruikt. Prestatie-indicatoren (PI) zijn meetbare aspecten die een aanwijzing geven over bijvoorbeeld de kwaliteit, de veiligheid, de doelmatigheid en de toegankelijkheid van bijvoorbeeld de geleverde zorg.
 

De Inspectie voor de Gezondheidszorg wil risico-indicatoren gaan gebruiken om zorginstellingen te identificeren die mogelijk minder verantwoorde zorg leveren. Het gaat om indicatoren voor (risico's op) tekortkomingen in de zorgverlening. Deze tekortkomingen kunnen zich uiten door vermijdbare schade, ongemak of ontevredenheid bij de cliënt.

 

• Type indicatoren
  In de gezondheidszorg kan men indicatoren zowel voor interne sturing als voor externe verantwoording gebruiken. Tussen beide typen bestaat een groot verschil. Door toepassing van het eerste type indicatoren beoogt men door meting de kwaliteit van de zorg te verbeteren. Via het andere type wil men juist de resultaten van de patiëntenzorg transparant maken.
  Met andere woorden:via indicatoren voor interne sturing bepalen zorgaanbieders welke verbeteracties prioriteit hebben (“waar is de meeste winst te behalen?”). Verder gebruikt men ze voor nulmetingen in verbeterprojecten en om vervolgens de resultaten te meten en de bereikte verbeteringen te borgen.
  Overheid, inspectie, zorgverzekeraars en patientenorganisaties willen dat zorgaanbieders middels indicatoren voor externe verantwoording bekendheid geven aan de resultaten van de door hen geleverde zorg.
  
   

• Beoogd effect van externe indicatoren
  Genoemde instanties willen door het gebruik van externe indicatoren de volgende doelen bereiken:
  1. de zorgaanbieders verantwoording af laten leggen
  2. patiënten de mogelijkheid bieden om zelf een overwogen keuze te maken uit de verschillende zorgaanbieders
  3. externe prikkel voor interne verbetering creëren.
  
  Bron: Het Kwaliteitsinstituut voor de Gezondheidszorg CBO

Prestatie Indicatoren zeggen iets over de  kwaliteit van de daadwerkelijke zorg. Helaas blijft deze  op diverse fronten achter bij wat we mogen verwachten. De IGZ onderstreept dat in haar signaleringen. Een concreet voorbeeld:
Decubitus (‘doorliggen’) bij in bed verpleegde patiënten blijkt in ons land veel meer voor te komen dan in bijvoorbeeld Duitsland. Het gaat om een onaangename aandoening, waarbij in de laatste fase open wonden ontstaan. Uit een recent onderzoek van de Universiteit Maastricht blijkt dat landelijk 22,3 procent van alle onderzochte patiënten in ziekenhuizen, verpleeghuizen, revalidatiecentra en thuiszorginstellingen doorligplekken heeft. Speciale aandacht kan dit percentage en daarmee het ongemak voor de patiënten  aanzienlijk terugbrengen.
bron: http://www.zorgvoorbeter.nl



Stand van zaken in de Cure en Care sector

• Prestatie-indicatoren in de GGZ
  Uit literatuur onderzoek blijkt dat er bruikbare risico-indicatoren bestaan, waarmee de Inspectie voor de Gezondheidszorg onderbouwd en efficiënt toezicht kan houden op de care- en cure sector van de Geestelijke Gezondheidszorg (GGZ). Tevens zijn er risico-indicatoren voor gebruik in de GGZ-cure-sector geformuleerd. Risico-indicatoren (ook wel prestatie-indicatoren of kwaliteitsindicatoren genoemd) worden steeds vaker gebruikt om de kwaliteit van - bijvoorbeeld - gezondheidszorg meetbaar te maken.
   

• Prestatie-indicatoren in de gehandicaptenzorg
  Op 21 maart 2006 heeft de Algemene Ledenvergadering van de Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland (VGN) besloten te starten met een branchebrede benchmark gehandicaptenzorg over 2006 en met het opstellen van prestatie-indicatoren voor de gehandicaptenzorg.
   

• Prestatie-indicatoren in de thuiszorg
  Het NIVEL (Nederlands Instituut voor onderzoek van de gezondheidszorg) heeft de kwaliteitssystemen bij zorginstellingen onderzocht. Aan directies thuiszorginstellingen is gevraagd of zij konden aangeven hoe groot het percentage thuiszorgorganisaties is dat deelsystemen van kwaliteitssystemen gebruikt. Aangezien de vragen zijn gesteld aan de directies weerspiegelen zij de visie van directies of het management. De deelsystemen waarnaar gevraagd is, zijn onder andere zorg- of begeleidingsplannen, intercollegiale toetsing, audits, tevredenheids-onderzoek en behoefteonderzoek. De indicatoren over klachten, ziekte en verloop van medewerkers en wachtlijsten en wachttijden worden het meest gebruikt door thuiszorgorganisaties
   

• Prestatie-indicatoren in ziekenhuizen
  De IGZ (Inspectie voor de Gezondheidszorg) heeft namelijk het voortouw genomen in de ontwikkeling van indicatoren voor kwaliteit en patiëntveiligheid. In samenwerking met ‘het veld’ vraagt het IGZ  vanaf 2004 aan zorginstellingen om hun prestaties op het gebied van deze aspecten te meten en openbaar te maken aan de hand van een beperkt aantal indicatoren, om te beginnen bij de ziekenhuizen.

bron: Kwaliteitssystemen in zorginstellingen; de stand van zaken 2000. Utrecht, NIVEL, 2000.

Wij hebben al een registratie systeem voor PI
Mooi zo! Blijf dit vooral gebruiken want de ManualMaster PI-planner zorgt er voor, dat de waarden die nodig zijn om een Prestatie Indicator te tonen automatisch periodiek en gecontroleerd worden verzameld. Bestaande waarden kunnen dus automatisch, bijvoorbeeld vanuit het ZIS (Ziekenhuis informatie systeem) of een ander systeem, periodiek worden uitgelezen. ManualMaster zal deze waarden transformeren naar een (zelf te kiezen) grafische weergave (dashboard) en doorvertalen naar de processen in het kwaliteitszorgsysteem.



Wij hebben nog geen registratie systeem voor PI
Prima! Dan gebeurt het bij jullie zeer waarschijnlijk handmatig (invullen van formulieren) of het gebeurt nog helemaal niet. Ook in dit geval zal ManualMaster u motiveren en ondersteunen om de waarden te registeren. De ManualMaster PI-planner zorgt er ook voor, dat de waarden die nodig zijn om een Prestatie Indicator te tonen, automatisch periodiek en gecontroleerd worden verzameld. De medewerkers die bepaalde PI-waarden handmatig invullen krijgen periodiek een door ManualMaster gegenereerde Web-Fomulier. De verantwoordelijke zal de PI-waarde in dit Web-Formulier registeren en klaar! ManualMaster zal deze ingevulde waarden transformeren naar een grafische weergave (dashboard) en doorvertalen naar de processen in het kwaliteitszorgsysteem.



Voordelen om ManualMaster PI te in te zetten of te combineren
Met de module ManualMaster Prestatie Indicatoren  worden prestatie indicatoren doorvertaald naar de  processen in de organisatie. De prestatie-indicatoren, de actuele waarden en de trendwaarden worden door ManualMaster overzichtelijk en dynamisch weergegeven in de vorm van een dashboard en kunnen op elke gewenste plek in het kwaliteitszorgsysteem worden getoond. Dus de door ManualMaster verkregen prestatie indicatoren kunnen direct weergegeven en gekoppeld worden aan de (deel) processen waardoor processen meetbaar en inzichtelijk worden gemaakt. 
Indien de indicator te veel afwijkt van de toegestane of gewenste norm (red alert), wordt de proces eigenaar door ManualMaster op de hoogte gebracht middels een externe e-mail en kan dus direct ingrijpen.


 

 

Productinfo Functionaliteit ManualMaster Users WebAcces Server Processen WebForms PI WebEdit Documenteren Informeren Ondersteunen Sturen

WhitePaper SP WhitePaper WF WhitePaper MM WhitePaper BPM Zorg Industrie Bouw Dienstverlening Overheid FAQ Live demo Normen

Nieuws 2011 Nieuws 2010 Nieuws 2009 Agenda Training data Training onderwerpen Info aanvraag Info aanvraag WF Contact Routebeschrijving Vacatures Visie en missie

Tour borgen Tour handboek Tour digitaal Tour proces Tour interactie Magazines Mag 1 Mag 2 Mag 3 Mag 4 Mag 5 Mag 6 Mag 7

Nieuwe gebruikers Kennisdinsdagen Verbetercyclus Leveringsvoorwaarden Privacy Brochure Productspecificatie UK Consultancy netwerk Publicatie Remote support Portal