Algemeen

Normen

VMS, Verbetercycli & PI

Referenties

Voorbeelden

VeiligheidsManagementSystemen (VMS)

Inleiding VMS

VMS met ManualMaster

Rapportage VMS

Verslag Seminar VMS 13 & 14 juni in het UMC

Verbetercyclus

Verbetercyclus in kaart met ManualMaster

Rapportage verbetercyclus

Rapportage verbetercyclus (grafisch)

Prestatie-Indicatoren (PI)

Inleiding prestatie-indicatoren (PI)

Stand van zaken in de cure en care sector

Wij hebben al een registratie systeem voor PI

Wij hebben nog geen registratie systeem voor PI

Voordelen om ManualMaster PI in te zetten of te combineren

Inleiding VMS

In Nederland is de aandacht voor patiëntveiligheid gestimuleerd door het rapport ‘Hier werk je veilig of hier werk je niet’, dat Shell-topman Rein Willems schreef in opdracht van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (Willems, 2004).

De eerste aanbeveling in het rapport luidt dat alle ziekenhuizen in 2008 werken met een gecertificeerd VMS dat bestaat uit een risico-inventarisatie, een incidentenanalyse en een managementsysteem om verbeteracties te plannen en te monitoren.
Ieder jaar lopen ongeveer 30.000 patiënten schade op tijdens de behandeling in het ziekenhuis, die voorkomen had kunnen worden. Zo blijkt uit het onderzoek dat op initiatief van de Orde van Medisch Specialisten door het EMGO Instituut/VUmc en het NIVEL is uitgevoerd. Een kostenpost van 167 miljoen euro (1%) op de gezamenlijke ziekenhuisbudgetten.
Het rapport 'Onbedoelde schade in ziekenhuizen' werd op 25 april 2007 gepresenteerd en overhandigd aan minister dr. A. Klink van Volksgezondheid, Welzijn en Sport. De Orde van Medisch Specialisten vindt elke vermijdbare schade er een te veel en zet daarom in op gerichte acties.
Bron: http://www.onderzoekpatientveiligheid.nl/
 

VMS met ManualMaster
Bent u werkzaam in de zorgsector (Ziekenhuis, GGZ, GGD of V&V)? Heeft u ook wel eens het gevoel dat u geen grip heeft op de patiëntveiligheid in uw organisatie? En dat de registratie en rapportage van bijvoorbeeld incidenten of bijna ongevallen makkelijker en efficiënter moet kunnen?



ManualMaster biedt een oplossing voor de automatisering van VeiligheidsManagementSystemen (VMS) en de zogenaamde Verbetercyclus. Denk hierbij aan de registratie en rapportage van MIP meldingen (Meldingscommissie Incidenten Patiënten), FONA meldingen (FOuten Near Accidents = bijna ongevallen), verbeteracties, audit bevindingen en verbeterrapporten.
Het melden van incidenten vormt een belangrijk basiselement van het VMS en heeft als doel inzicht te krijgen in het functioneren van het zorgproces. Met ManualMaster WebForms is een organisatie in staat om digitale formulieren, met een bijbehorende route in te vullen waarna iedere geautoriseerde medewerker de formulieren kan in- en aanvullen.



Rapportage VMS
Alle gegevens worden na het invullen en gedurende het traject automatisch bewaard in een database zodat op elk gewenst moment rapportages (grafisch en tekstueel) kunnen worden gegenereerd.

Ook kunnen de ingevulde gegevens worden gebruikt om er statistische analyses op toe te passen voor bijvoorbeeld management rapportages. Ingevulde formuliergegevens kunnen gekoppeld worden aan een EPD (Elektronische Patiënten Dossier) of een ander database management systeem. Voorbeelden van toepassingen voor ManualMaster WebFoms zijn niet alleen MIP- en FONA meldingen maar ook klachten, vragenlijsten, checklists en corrigerende en preventieve maatregelen.

Verbetercyclus in kaart met ManualMaster
Voor het melden en analyseren van incidenten kunnen verschillende analyse methodieken worden toegepast. U kunt hierbij denken aan bijvoorbeeld de PRISMA (Prevention and Recovery Information Systems for Monitoring and Analysis), SIRE (Systematische Incident Reconstructie en Evaluatie) en FMEA (Failure Mode & Effects Analysis) methode.

Op basis van de geïnventariseerde risico’s worden (verbeter) acties ondernomen met het doel de veiligheid te vergroten. Door het monitoren van de acties wordt beoordeeld of deze daadwerkelijk leiden tot vermindering van de risico’s.

ManualMaster biedt u een instrument waarmee alle verbetermaatregelen uitgezet en gevolgd kunnen worden: de verbetercyclus. De verbetercyclus maakt aantoonbaar dat afwijkingen en verbeteringen systematisch opgepakt worden en leiden tot bijstellingen / aanpassingen. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de Plan-Do-Check-Act-cirkel, die voor de certificering inzichtelijk moet zijn.

Met de verbetercyclus, geïntegreerd in ManualMaster WebForms, bent u in staat om bijvoorbeeld incidentmeldingen, audit bevindingen, verbeterrapporten en klachten via webformulieren te registreren. In de verbetercyclus wordt vervolgens de voortgang van de preventieve en corrigerende maatregelen (Plan-Do) bijgehouden. Er kan hierbij gevolgd worden of afgeronde maatregelen worden gecheckt op effectiviteit en of er indien nodig nieuwe maatregelen zijn genomen (Check, Act). 

Rapportage Verbetercyclus
Gedurende alle stadia van het VMS en de Verbetercyclus stelt ManualMaster u in staat om allerlei overzichten genereren:

• Alle openstaande corrigerende en preventieve maatregelen;
• Alle openstaande en nog te checken corrigerende en preventieve maatregelen;
• Alle corrigerende en preventieve maatregelen;
• Alle afgewerkte en gecheckte maatregelen;
• Alle effectieve maatregelen;
• De fasen van de PDCA cirkel.

Deze overzichten zijn daarnaast ook op verschillende wijzen te selecteren, bijvoorbeeld:

• Alle openstaande maatregelen van een bepaald taakgebied waardoor deze eenvoudig in de agenda van de betreffende teamvergadering weergegeven kan worden;
• Alle openstaande maatregelen van een verantwoordelijke medewerker, zodat deze aan de voortgang van de punten kan werken;
• Alle punten die volgens de planning in een bepaalde maand afgerond moeten zijn.

Rapportage verbetercylsus grafische weergave
Automatisch worden allerlei grafieken van vooraf ingegeven indicatoren weergegeven, zoals:

• Aantal bevindingen uit interne en externe audits;
• Herkomst van verbeterrapporten, bijvoorbeeld: incidentenmeldingen, ideeën van medewerkers, ideeën van klanten, uit evaluaties, afwijkingen, managementreview, etc.;
• Thema’s van klachten (bejegening, voorlichting, professionaliteit, nakomen afspraken, betaling, etc.;
• Resultaten van klachtafhandeling (excuses, verbetermaatregel, coulance, terugbetaling, ongegrond, etc.);
• Type incidentenmeldingen (professionele fout, fout in de uitvoering, fout in informeren, fout in apparatuur, etc.);
• Taakgebieden/onderdelen waarbinnen medische fouten en incidenten gemeld zijn.
• Managementreview (systeembeoordeling)

Deze grafieken kunnen met een druk op de knop het functioneren van het kwaliteitsmanagementsysteem illustreren ten behoeve van het periodieke managementreview

Wij maken graag een vrijblijvende afspraak zodat u zelf kunt zien hoe u het VMS en de Verbetercyclus met ManualMaster kunt realiseren. Onze medewerkers van de Business Unit Zorg vragen hiervoor een uur van uw tijd om bij u op locatie een presentatie vanaf een laptop te verzorgen.

Inleiding prestatie-indicatoren (PI)
Voor het monitoren van kwaliteit kunnen indicatoren worden gebruikt. Prestatie-indicatoren (PI) zijn meetbare aspecten die een aanwijzing geven over bijvoorbeeld de kwaliteit, de veiligheid, de doelmatigheid en de toegankelijkheid van bijvoorbeeld de geleverde zorg.
 

De Inspectie voor de Gezondheidszorg wil risico-indicatoren gaan gebruiken om zorginstellingen te identificeren die mogelijk minder verantwoorde zorg leveren. Het gaat om indicatoren voor (risico's op) tekortkomingen in de zorgverlening. Deze tekortkomingen kunnen zich uiten door vermijdbare schade, ongemak of ontevredenheid bij de cliënt.

 

• Type indicatoren
  In de gezondheidszorg kan men indicatoren zowel voor interne sturing als voor externe verantwoording gebruiken. Tussen beide typen bestaat een groot verschil. Door toepassing van het eerste type indicatoren beoogt men door meting de kwaliteit van de zorg te verbeteren. Via het andere type wil men juist de resultaten van de patiëntenzorg transparant maken.
  Met andere woorden:via indicatoren voor interne sturing bepalen zorgaanbieders welke verbeteracties prioriteit hebben (“waar is de meeste winst te behalen?”). Verder gebruikt men ze voor nulmetingen in verbeterprojecten en om vervolgens de resultaten te meten en de bereikte verbeteringen te borgen.
  Overheid, inspectie, zorgverzekeraars en patientenorganisaties willen dat zorgaanbieders middels indicatoren voor externe verantwoording bekendheid geven aan de resultaten van de door hen geleverde zorg.
  
   

• Beoogd effect van externe indicatoren
  Genoemde instanties willen door het gebruik van externe indicatoren de volgende doelen bereiken:
  1. de zorgaanbieders verantwoording af laten leggen
  2. patiënten de mogelijkheid bieden om zelf een overwogen keuze te maken uit de verschillende zorgaanbieders
  3. externe prikkel voor interne verbetering creëren.
  
  Bron: Het Kwaliteitsinstituut voor de Gezondheidszorg CBO

Prestatie Indicatoren zeggen iets over de  kwaliteit van de daadwerkelijke zorg. Helaas blijft deze  op diverse fronten achter bij wat we mogen verwachten. De IGZ onderstreept dat in haar signaleringen. Een concreet voorbeeld:
Decubitus (‘doorliggen’) bij in bed verpleegde patiënten blijkt in ons land veel meer voor te komen dan in bijvoorbeeld Duitsland. Het gaat om een onaangename aandoening, waarbij in de laatste fase open wonden ontstaan. Uit een recent onderzoek van de Universiteit Maastricht blijkt dat landelijk 22,3 procent van alle onderzochte patiënten in ziekenhuizen, verpleeghuizen, revalidatiecentra en thuiszorginstellingen doorligplekken heeft. Speciale aandacht kan dit percentage en daarmee het ongemak voor de patiënten  aanzienlijk terugbrengen.
bron: http://www.zorgvoorbeter.nl



Stand van zaken in de Cure en Care sector

• Prestatie-indicatoren in de GGZ
  Uit literatuur onderzoek blijkt dat er bruikbare risico-indicatoren bestaan, waarmee de Inspectie voor de Gezondheidszorg onderbouwd en efficiënt toezicht kan houden op de care- en cure sector van de Geestelijke Gezondheidszorg (GGZ). Tevens zijn er risico-indicatoren voor gebruik in de GGZ-cure-sector geformuleerd. Risico-indicatoren (ook wel prestatie-indicatoren of kwaliteitsindicatoren genoemd) worden steeds vaker gebruikt om de kwaliteit van - bijvoorbeeld - gezondheidszorg meetbaar te maken.
   

• Prestatie-indicatoren in de gehandicaptenzorg
  Op 21 maart 2006 heeft de Algemene Ledenvergadering van de Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland (VGN) besloten te starten met een branchebrede benchmark gehandicaptenzorg over 2006 en met het opstellen van prestatie-indicatoren voor de gehandicaptenzorg.
   

• Prestatie-indicatoren in de thuiszorg
  Het NIVEL (Nederlands Instituut voor onderzoek van de gezondheidszorg) heeft de kwaliteitssystemen bij zorginstellingen onderzocht. Aan directies thuiszorginstellingen is gevraagd of zij konden aangeven hoe groot het percentage thuiszorgorganisaties is dat deelsystemen van kwaliteitssystemen gebruikt. Aangezien de vragen zijn gesteld aan de directies weerspiegelen zij de visie van directies of het management. De deelsystemen waarnaar gevraagd is, zijn onder andere zorg- of begeleidingsplannen, intercollegiale toetsing, audits, tevredenheids-onderzoek en behoefteonderzoek. De indicatoren over klachten, ziekte en verloop van medewerkers en wachtlijsten en wachttijden worden het meest gebruikt door thuiszorgorganisaties
   

• Prestatie-indicatoren in ziekenhuizen
  De IGZ (Inspectie voor de Gezondheidszorg) heeft namelijk het voortouw genomen in de ontwikkeling van indicatoren voor kwaliteit en patiëntveiligheid. In samenwerking met ‘het veld’ vraagt het IGZ  vanaf 2004 aan zorginstellingen om hun prestaties op het gebied van deze aspecten te meten en openbaar te maken aan de hand van een beperkt aantal indicatoren, om te beginnen bij de ziekenhuizen.

bron: Kwaliteitssystemen in zorginstellingen; de stand van zaken 2000. Utrecht, NIVEL, 2000.

Wij hebben al een registratie systeem voor PI
Mooi zo! Blijf dit vooral gebruiken want de ManualMaster PI-planner zorgt er voor, dat de waarden die nodig zijn om een Prestatie Indicator te tonen automatisch periodiek en gecontroleerd worden verzameld. Bestaande waarden kunnen dus automatisch, bijvoorbeeld vanuit het ZIS (Ziekenhuis informatie systeem) of een ander systeem, periodiek worden uitgelezen. ManualMaster zal deze waarden transformeren naar een (zelf te kiezen) grafische weergave (dashboard) en doorvertalen naar de processen in het kwaliteitszorgsysteem.



Wij hebben nog geen registratie systeem voor PI
Prima! Dan gebeurt het bij jullie zeer waarschijnlijk handmatig (invullen van formulieren) of het gebeurt nog helemaal niet. Ook in dit geval zal ManualMaster u motiveren en ondersteunen om de waarden te registeren. De ManualMaster PI-planner zorgt er ook voor, dat de waarden die nodig zijn om een Prestatie Indicator te tonen, automatisch periodiek en gecontroleerd worden verzameld. De medewerkers die bepaalde PI-waarden handmatig invullen krijgen periodiek een door ManualMaster gegenereerde Web-Fomulier. De verantwoordelijke zal de PI-waarde in dit Web-Formulier registeren en klaar! ManualMaster zal deze ingevulde waarden transformeren naar een grafische weergave (dashboard) en doorvertalen naar de processen in het kwaliteitszorgsysteem.



Voordelen om ManualMaster PI te in te zetten of te combineren
Met de module ManualMaster Prestatie Indicatoren  worden prestatie indicatoren doorvertaald naar de  processen in de organisatie. De prestatie-indicatoren, de actuele waarden en de trendwaarden worden door ManualMaster overzichtelijk en dynamisch weergegeven in de vorm van een dashboard en kunnen op elke gewenste plek in het kwaliteitszorgsysteem worden getoond. Dus de door ManualMaster verkregen prestatie indicatoren kunnen direct weergegeven en gekoppeld worden aan de (deel) processen waardoor processen meetbaar en inzichtelijk worden gemaakt. 
Indien de indicator te veel afwijkt van de toegestane of gewenste norm (red alert), wordt de proces eigenaar door ManualMaster op de hoogte gebracht middels een externe e-mail en kan dus direct ingrijpen.